サバイバル経営Q&A

電子帳簿保存法、電子取引で義務化 「保存」への対処法 サバイバル経営Q&A 辻・本郷税理士法人 菊池典明氏

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SDGs(持続可能な開発目標)にデジタルトランスフォーメーション(DX)……。ビジネスの現場には次々課題が降ってくる。あなたの職場は持続可能ですか。今回は電子帳簿保存法の改正によって電子商取引で義務化される事柄への対応に迷う中小企業の経営者に、辻・本郷税理士法人の菊池典明氏が助言します。

関西圏で小規模の機械商社を経営しています。2024年1月から電子帳簿保存法のうち、電子取引について、その取り扱い方法が変更になると聞きました。これまで紙で出力し保存していましたが、それは認められなくなるのでしょうか。また、どのように対応すればよいでしょうか。

最初に「電子取引」が何を指しているのか確認しましょう。電子取引とは、電子データを用いて行う取引のことを指しています。具体的には、取引を行う際に発生する請求書や領収書、契約書、見積書などを電子データでやり取りすることを指します。

具体的には以下のような取引が挙げられます。

①電子メールにより請求書や領収書等のデータ(PDFファイルなど)を受領
②インターネットのホームページから請求書や領収書等のデータをダウンロード
③電子請求書や電子領収書の授受でクラウドサービスを利用
④クレジットカードの利用明細データ、交通系ICカードによる支払いデータ、スマートフォンアプリによる決済データなどをクラウドサービスで受領
⑤EDI(電子受発注)システムを利用
⑥ペーパレスFAXで請求書や領収書などのPDFファイルを受領
⑦請求書や領収書等のデータをDVDなどの記録媒体で受領

取引情報が記載されたメールは保存対象

電子メールについては、請求書などの添付ファイルだけでなく、メール本文に取引金額や日付、取引先などの取引情報が記載されている場合は、当該メール自体が保存の対象となります。

電子取引については、前回のコラム(「電子帳簿保存法」とは? 23年中に対応が必要なこと)で取り上げた通り、24年1月から電子帳簿保存法が定める一定の要件を満たしたうえで、電子データを原本として保存することが義務付けられます。

ここからは、電子的な保存が義務付けられる電子取引にどのように対応すればよいかをみていきます。

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