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「電子帳簿保存法」とは? 23年中に対応が必要なこと サバイバル経営Q&A 辻・本郷税理士法人 菊池典明氏

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SDGs(持続可能な開発目標)にデジタルトランスフォーメーション(DX)……。ビジネスの現場には次々課題が降ってくる。あなたの職場は持続可能ですか。今回は電子帳簿保存法への対応に迷う小売店経営者に、辻・本郷税理士法人の菊池典明氏が法律の概要と対応しなければならない点について助言します。

首都圏で小売業を経営しています。10月に始まる消費税に関するインボイス制度への対応に追われていますが、2023年中に電子帳簿保存法にも対応する必要があると聞きました。どういった法律で、当社も対応しなければならないのか知りたいです。

23年度は経理業務について大きな変革が求められている年です。10月からインボイス制度がスタートしますが、24年1月からは電子帳簿保存法、特に電子データの保存方法の取り扱いが変更となり、この変更について対応が求められているのです。ご質問者のようにインボイス制度に注力する余り、電子帳簿保存法への対応まで手が回らない、という会社も多いのではないのでしょうか。24年1月からの電子データの取り扱いの変更に備えて、インボイス制度と並行して準備を進めていきましょう。

電子帳簿保存に法律上の3つの区分

電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿や書類を電子データの形式で取り扱う際の要件等を定めた法律です。電子帳簿保存法には「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」という3つの区分があります(図表①)。順に内容を見ていきましょう。

電子帳簿等保存

電子帳簿等保存とは、自社で会計ソフトや基幹システムなどを用いて一貫して電子データの形式で作成した仕訳帳や総勘定元帳などの「帳簿」、または請求書や領収書などの書類を保存する際に、電子帳簿保存法が定める要件を満たすことで書面に出力することなく、電子データの形式のまま保存することが出来るというものです。

②スキャナ保存

スキャナ保存とは、書面でやり取りをした契約書や請求書、領収書などの書類について、電子帳簿保存法が定める要件を満たすことで、当該書面による保存に代えて、スキャナ等で読み取った電子データの形式で保存することが出来るというものです。

③電子取引

電子取引とは、契約書や請求書、領収書などに関する電子データを電子メールやクラウドサービスといった電子的な方法で送付、または受領することを言います。このような電子取引を行った場合には、当該の電子データを電子帳簿保存法が定める要件を満たした形で保存することが求められます。

これらの電子帳簿保存法の3つの区分のうち、①電子帳簿等保存、②スキャナ保存については、任意での選択が可能です。従来通り書面を保存していても問題がありませんし、電子帳簿保存法が定める要件を満たして電子データで保存してもいい。一方、③電子取引については、これまで多くの企業が行っていた電子データを紙に出力した書面を原本として保存する方法は認められず、規模の大小を問わず基本的にはすべての企業が電子データでの保存に対応しなければならなくなるのです。

電子取引は電子データ原本の保存を義務づけ

ここからは、基本的にはすべての企業が対象となる電子取引の電子的な保存について、内容を詳しく確認しましょう。

電子取引についてこのような取り扱いが義務付けられることとなった経緯から解説します。21年度の電子帳簿保存法の改正において、22年1月以降、これまで認められていた電子データを紙に出力した書面を原本として保存する方法が認められないこととなりました。つまり、電子取引については、電子データを原本として保存することが義務付けられたのです。

電子データを原本として保存する際には、電子データのまま保存すればよいわけではなく、一定の要件を満たさなければなりません。この要件を満たすためには基本的にはシステムの導入が必要で、多くの企業で適用期限である22年1月までに対応が間に合わない状況が生じました。このため22年度の税制改正で電子取引の電子的な保存の義務化を2年間延ばし、これまで認められてきた電子データを紙に出力した書面を原本として保存する方法を23年12月末まで認める取り扱いが示されました。

しかし、24年1月からは、電子取引について電子データを原本として保存することが改めて義務付けられます。23年中に電子取引を電子的に保存することが出来るようその保存方法を検討しなければならないのです。

次のページ 電子的に保存する際に求められる2つの要件

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