スーパー経理部長が実践する50の習慣

黒字会社と赤字会社で異なる社員の「習慣」 前田康二郎氏

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業務マニュアルを作れるか

人材不足が叫ばれるなか、今や業務の簡略化は欠かせません。経理部でも同じです。その際、大きなポイントの1つになるのが、「業務マニュアルを作れるか」ということです。私も最初にクライアントを訪問する際には、「マニュアルがどれくらいありますか」と担当者に尋ねます。

その経験からすると、業務マニュアルが未整備のまま、あるいは一旦作ってもそれから見直しがされておらず、現状と合っていないという会社は少なくありません。その原因は、その会社や経理の担当者が、そもそも業務マニュアルに意義を感じていないか、作ることの煩雑さから億劫(おっくう)になっているか、あるいはマニュアルを作ることそのものへの苦手意識によるものだと思います。

経理社員は作文が好きではない

これも私の経験からですが、経理社員には文章を書くのが好きという人は少ないように感じます。書くことが「苦手」というより、「面倒」と思っている人が多いのではないでしょうか。よく「マニュアルに意味を感じないのですよ」とおっしゃる人がいます。それはあえて失礼を覚悟でいうと、「苦手意識」の裏返しではないかと思うのです。

私は、最初から完璧な日本語でマニュアルを書く必要はない、と思います。普段自分がやっている作業を、そのまま話し言葉で、まず文字に書き起こしてみるのです。

「支払先から翌月3日までに請求書が来るので、それを5日までに全部チェックして......」

というレベルでいいのです。

業務マニュアルを読んだり、それを利用して引き継ぎをしたりする人にとっては、美しい文章を読みたいのではなく、自分が知りたいことが明確にわかる文章であればいいのです。

・これから一体何をやるのか

・何のための作業なのか

・能力的に自分ができるレベルなのか

・どのくらいの責任がある仕事なのか

ということがだいたいわかれば、引き継ぎを受けるほうも安心します。特に経理は、他の職種と違い、数字を扱う仕事ですから、もし自分が作業を間違ってしまった場合はどうなるのか、という心配が頭をよぎるのです。

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